Die Landesarbeitsgemeinschaft der Mehrgenerationenhäuser in Baden-Württemberg e.V. wollte ein ausfüllbares PDF. Das eigentliche Problem lag jedoch nicht im Formular, sondern in allem, was danach geschah.
Die Mitglieder sollten einen fünfseitigen Förderantrag herunterladen, am Computer ausfüllen, unterschreiben, einscannen und per E-Mail zurücksenden. In der Geschäftsstelle wurde das PDF anschließend ausgedruckt. Eine Mitarbeiterin übertrug sämtliche Angaben von Hand in eine Excel-Tabelle und prüfte sie noch einmal.
Der ursprüngliche Auftrag war überschaubar: Aus dem vorhandenen Dokument sollte ein ausfüllbares PDF werden. Doch ein aufwendig programmiertes PDF hätte am Ablauf kaum etwas verändert. Es hätte die Eingabe erleichtert, aber nicht die Weiterverarbeitung.
Der Antrag wurde zum Onlineformular
Statt das bestehende Dokument nachzubauen, entstand ein einfaches Onlineformular. Die Mitglieder geben ihre Angaben direkt ein. Pflichtfelder sorgen dafür, dass wesentliche Informationen nicht fehlen. Textfelder können begrenzt werden. Auch Dateiuploads lassen sich nach Anzahl, Format und Größe beschränken.
Das ist nicht nebensächlich. Anträge per E-Mail sind häufig Einladungen für sehr große Anhänge, lange Begleittexte und zusätzliche Unterlagen, nach denen niemand gefragt hat. Gleichzeitig fehlen manchmal genau die Angaben, die für die Bearbeitung notwendig sind. Ein digitales Formular gibt dem Antrag eine klare Form.
Die Daten müssen nicht mehr abgeschrieben werden
Die eingegebenen Daten werden strukturiert gespeichert und können in eine Excel-Datei exportiert werden. Von dort übernimmt eine vorbereitete Word-Datei die Angaben über Seriendruckfelder. Das vollständige Antragsdokument wird automatisch erzeugt und ausgedruckt.
Da die Förderstelle weiterhin eine Originalunterschrift verlangt, erhalten die Mitglieder das fertige Dokument zusammen mit einem Rückumschlag. Sie müssen es nur noch prüfen, unterschreiben und zurücksenden. Der analoge Teil bleibt bestehen, weil er vorgeschrieben ist. Alles davor wurde jedoch neu geordnet.
Strukturierte Daten statt erneuter Übertragung
Die Mitarbeiterin muss keine fünf Seiten mehr abtippen. Zusätzliche Übertragungsfehler werden reduziert, weil die Angaben dort erfasst werden, wo sie entstehen. Gleichzeitig bleiben die Daten in der Excel-Tabelle erhalten und können für Prüfung, Verwaltung und Auswertung weiterverwendet werden.
Auch der Datenfluss ist klarer. Der Speicherort des Formulars, der Excel-Datei und der Serienbriefvorlage ist bekannt. Es müssen keine eingescannten Antragskopien aus E-Mails ausgedruckt und an verschiedenen Stellen abgelegt werden. Das unterschriebene Original liegt am Ende dort, wo es benötigt wird: bei der Förderstelle.
Der Auftrag war ein PDF
Das Ergebnis war ein Prozess. Genau darin liegt für mich der Unterschied zwischen der Bearbeitung einer Aufgabe und der Beratung einer Organisation:
Nicht immer ist das gewünschte Werkzeug die richtige Lösung für das eigentliche Problem.