Wie aus dem plötzlichen Ausscheiden einer leitenden Mitarbeiterin die Frage entstand, wem Daten, Zugänge und Wissen einer Organisation eigentlich gehören.
Eine leitende Mitarbeiterin schied plötzlich aus der Organisation aus. Erst danach wurde sichtbar, wie viel mit dieser einen Person verbunden war. Unterlagen lagen lokal auf ihrem Rechner, Daten waren unter ihrem Namen gespeichert und Passwörter nicht zentral hinterlegt. Zugänge waren teilweise mit persönlichen E-Mail-Adressen oder privaten Geräten verknüpft. Selbst der Instagram-Account der Organisation war mit ihrem persönlichen Namen und ihrer privaten Mobilnummer eingerichtet.
Mit dem Kontakt zur Mitarbeiterin ging deshalb nicht nur ein Mensch verloren. Teilweise verschwand auch der Zugriff auf die eigene Organisation. Dokumente, Zugangsdaten und Wissen waren zwar für die tägliche Arbeit vorhanden gewesen, organisatorisch gehörten sie aber faktisch einer einzelnen Person.
Persönliches Wissen ist keine Organisationsstruktur
Gerade kleinere soziale Organisationen arbeiten häufig dezentral. Hauptamtliche arbeiten von unterschiedlichen Orten, Ehrenamtliche übernehmen Verantwortung, Vorstände wechseln und Menschen kommen hinzu oder scheiden aus. Dabei entstehen über Jahre persönliche Ablagen, eigene Passwörter und individuelle Arbeitsweisen. Solange dieselben Personen zuständig bleiben, funktioniert dieses System oft erstaunlich gut.
Das Problem wird erst sichtbar, wenn jemand plötzlich nicht mehr erreichbar ist. Eine Datei auf dem eigenen Rechner, ein gespeichertes Passwort im Browser oder ein über eine private Mobilnummer eingerichteter Account wirken im Alltag zunächst praktisch. Für die Organisation entsteht daraus jedoch eine Abhängigkeit. Das Problem beginnt deshalb nicht erst beim Ausscheiden eines Menschen. Es entsteht bereits in dem Moment, in dem wichtiges Wissen, Daten oder Zugänge ausschließlich bei einer Person liegen.
Ein digitaler Raum, der der Organisation gehört
Microsoft 365 soll in diesem Projekt deshalb nicht einfach neue Software bereitstellen. Ziel ist eine Arbeitsumgebung, in der gemeinsame Informationen tatsächlich der Organisation zugeordnet sind. Dokumente sollen dort liegen, wo die Menschen sie finden, die mit ihnen arbeiten müssen. Persönliche Dateien bleiben persönlich, gemeinsame Unterlagen erhalten einen gemeinsamen und nachvollziehbaren Speicherort.
Auch Berechtigungen werden damit zu einer organisatorischen Aufgabe. Nicht jeder Mensch muss alles sehen. Aber es muss nachvollziehbar sein, wer Zugriff auf welche Informationen benötigt, wer Berechtigungen vergeben darf und wie Zugänge wieder entzogen werden. Gerade bei einer Struktur aus Hauptamt, Ehrenamt und wechselnden Verantwortlichkeiten darf der Zugang zu Organisationswissen nicht von privaten Konten einzelner Personen abhängen.
Datenschutz ist auch eine Frage der Organisation
Datenschutz wird häufig zuerst mit Datenschutzerklärungen, Einwilligungen oder Formularen verbunden. Im Arbeitsalltag beginnt er wesentlich früher: Wer kann auf personenbezogene Daten zugreifen? Wo werden diese gespeichert? Auf welchen privaten Geräten befinden sich Kopien? Welche Personen besitzen noch Zugang, obwohl sie bestimmte Aufgaben längst nicht mehr wahrnehmen?
Eine zentrale Arbeitsumgebung beantwortet diese Fragen nicht automatisch. Sie schafft aber die Voraussetzung dafür, Zuständigkeiten, Speicherorte und Berechtigungen nachvollziehbar zu regeln. Die Organisation kann dann entscheiden, welche Daten wohin gehören und wer sie für seine Aufgabe tatsächlich benötigt.
Microsoft 365 allein löst nichts
Auch eine Cloud kann unübersichtlich werden. Wenn jeder Dateien irgendwo ablegt, eigene Ordnerstrukturen entwickelt und Berechtigungen nach Bedarf verteilt, liegt das bisherige Problem anschließend lediglich auf einem anderen Server. Deshalb beginnt die Einführung nicht mit Teams, SharePoint oder OneDrive, sondern mit der Frage, wie die Organisation künftig arbeiten möchte.
Welche Informationen gehören der Organisation? Welche Dateien sind persönlich? Wo liegt die verbindliche Fassung eines Dokuments? Wie werden neue Mitarbeitende und Ehrenamtliche aufgenommen? Was geschieht mit Zugängen, wenn jemand ausscheidet? Und welches Wissen darf niemals wieder nur bei einer einzelnen Person liegen?
Zusammenarbeit bei dezentraler Struktur
Gerade für eine Organisation, in der Haupt- und Ehrenamtliche an unterschiedlichen Orten arbeiten, muss der gemeinsame Arbeitsraum auch ohne gemeinsames Büro funktionieren. Informationen müssen erreichbar sein, ohne sie ständig per E-Mail weiterzugeben. Dokumente sollen gemeinsam bearbeitet werden können, ohne dass mehrere Versionen als Anhänge durch verschiedene Postfächer wandern.
Die Technik wird damit zur Infrastruktur für Zusammenarbeit. Entscheidend ist nicht, ob eine Datei in SharePoint, Teams oder OneDrive gespeichert werden kann. Entscheidend ist, dass die Menschen wissen, wo sie hingehört und warum sie dort liegt.
AUS DER ORGANISATION
„Durch die Umstrukturierung haben endlich alle Zugang zu allen Unterlagen und Daten. Der Austausch im Team gestaltet sich einfacher, da alle über die gleiche Basis an Wissen und Informationen verfügen. Falls jemand ausfallen sollte, kann die Kollegin die Arbeit direkt übernehmen.“
Organisation muss auch ohne einzelne Menschen funktionieren
Menschen tragen Organisationen. Sie bringen Erfahrung, Wissen, Beziehungen und Verantwortung mit. Gerade deshalb muss eine Organisation dafür sorgen, dass ihre Handlungsfähigkeit nicht vollständig an einzelne Personen gebunden ist.
Microsoft 365 ist in diesem Projekt nur das Werkzeug. Die eigentliche Aufgabe ist größer: Daten, Zugänge und Wissen so zu organisieren, dass sie tatsächlich der Organisation gehören – auch dann, wenn ein Mensch plötzlich nicht mehr da ist.