In einer E-Mail steht ein Satz. „Beigefügt finden Sie unser Schreiben.“ Darunter die Grußformel. Im Anhang liegt ein PDF. Drei Seiten. Briefkopf, Datum, Betreff, Unterschrift.
Der Brief wurde am Computer geschrieben. Dann wurde er in eine Datei verwandelt. Nun reist er nicht mehr in einem Umschlag, sondern durch das Internet. Man nennt das digital.
Der Flyer bleibt ein Flyer
Auf der Website einer sozialen Einrichtung sind die Leistungen bereits beschrieben. Es gibt eigene Seiten. Texte. Ansprechpartner. Man findet Öffnungszeiten, Telefonnummern und Hinweise zur Beratung. Unter jeder Leistung steht trotzdem noch ein Link: „Weitere Informationen finden Sie in unserem Flyer.“
Das PDF öffnet sich. Drei Spalten. Kleine Schrift. Ein Bild, das schon auf der Website zu sehen war. Eine Telefonnummer. Vielleicht eine Faxnummer. Der Flyer enthält kaum etwas, was nicht bereits auf der Seite steht. Trotzdem wirkt er für die Organisation wie das eigentliche Dokument. Die Website ist nur der Ort, an dem man es ablegt.
Die Veranstaltung steht auf dem Plakat
Eine andere Organisation kündigt eine Veranstaltung an. Die Meldung enthält keinen Termin. Keinen Ort. Keine Beschreibung. Nur das Bild des Plakats. Wer wissen möchte, wann die Veranstaltung beginnt, muss das Bild öffnen und vergrößern. Auf dem Smartphone schiebt man zwei Finger auseinander und sucht zwischen Logos, Förderhinweisen und einer großen Überschrift nach der Uhrzeit.
Die Information ist vorhanden. Sie wurde nur nicht für den Menschen aufbereitet, der sie braucht. Das Plakat war für eine Wand gedacht. Auf der Website hängt es nun wieder an einer Wand. Nur ist die Wand diesmal ein Bildschirm.
Hier klicken
Auch Stellenanzeigen führen ein zweites Leben. Zuerst werden sie für eine Zeitung gestaltet. Eine feste Größe, viel Text auf engem Raum, Logo oben, Kontakt unten. Danach wird dieselbe Druckvorlage als Bild oder PDF auf die Website gestellt. Dort steht: „Stellenangebot. Hier klicken.“
Die Website weiß nichts über die Stelle. Suchmaschinen auch nicht. Menschen mit Vorlesesoftware erfahren wenig. Auf einem kleinen Bildschirm ist der Text kaum lesbar. Aber die Datei ist online. Die Arbeit gilt als erledigt.
Wer Papier auf dem Bildschirm nachspielt, hat noch nichts digitalisiert.
Welche Satzung gilt?
Eine Stiftung veröffentlicht ihre Satzung als PDF. Manchmal ist es ein richtiges Textdokument. Manchmal ein Scan. Manchmal bestehen die Seiten nur aus Bildern. Der Inhalt lässt sich nicht durchsuchen. Einzelne Abschnitte können nicht direkt verlinkt werden. Auf dem Telefon wird die Satzung zu einer kleinen weißen Seite mit sehr vielen noch kleineren Buchstaben.
Irgendwann wird die Satzung geändert. Die neue Fassung wird ebenfalls hochgeladen. Vielleicht unter einem neuen Dateinamen. Vielleicht bleibt die alte Datei auf dem Server. Vielleicht liegt sie noch auf Rechnern, in E-Mails und in Downloadordnern. Dann beginnt eine einfache Frage zu wandern:
Welches ist die aktuelle Satzung?
Wer hat sie?
Eine Satzung als normale Webseite könnte zentral gepflegt werden. Wer sie öffnet, sähe immer den aktuellen Stand. Der Text wäre lesbar, durchsuchbar und direkt verlinkbar. Das PDF erzeugt Kopien. Und jede Kopie kann veralten.
Bitte ausdrucken
Für eine Bestellung stellt eine Organisation ein Formular bereit. Man soll es herunterladen, ausdrucken, mit einem Stift ausfüllen, unterschreiben und zurücksenden. Später wundert man sich, warum so wenige Menschen bestellen.
Für eine Veranstaltung genügt angeblich eine formlose E-Mail. Die Teilnehmenden sollen Name, Adresse, gewünschtes Angebot und besondere Hinweise selbst zusammensuchen. Danach sitzt eine Mitarbeiterin vor dem Postfach und überträgt die Angaben in eine Tabelle.
Ein Landkreis hatte für große Anhänge eine eigene Lösung gefunden. Dateien über acht Megabyte sollten bitte per Post eingesandt werden. Auch das war ein digitaler Prozess. Nur mit einer kleinen Pause für den Briefträger.
Das digitale Fortbildungsprogramm
Besonders schön wird es, wenn eine Organisation bereits ein echtes digitales Fortbildungsprogramm besitzt. Die einzelnen Veranstaltungen stehen auf der Website. Man kann sie suchen, filtern und direkt aufrufen. Termine, Orte und Inhalte sind lesbar. Änderungen können zentral vorgenommen werden.
Zusätzlich erscheint ein gedrucktes Fortbildungsheft. Das Heft wird anschließend als PDF angeboten. Damit man es findet, bekommt ein Blogbeitrag eine dauerhafte und besonders sinnvolle URL. Diese URL wird als QR-Code in das gedruckte Heft gesetzt. Wer den QR-Code scannt, gelangt also vom gedruckten Heft zu einem Beitrag auf der Website. Dort findet er das gedruckte Heft noch einmal als PDF.
Aber nicht einfach als PDF. Es wird als blätterbares Dokument eingebunden. In einem Iframe. Bereitgestellt von einer Online-Druckerei. Auf dem Bildschirm erscheinen nun zwei Buchseiten nebeneinander. An den Rändern befinden sich kleine Pfeile. Beim Klicken bewegen sich die Seiten, als würde man Papier umblättern.
Man hat das gedruckte Heft digital so weit entwickelt, dass es sich wieder wie ein gedrucktes Heft verhält. Nur kleiner. Und abhängig von einem externen Anbieter. Das echte digitale Fortbildungsprogramm mit Suche und lesbaren Einzelseiten liegt währenddessen ein paar Klicks weiter.
Das alte Medium bleibt im Raum
Marshall McLuhan schrieb: Das Medium ist die Botschaft. Das klingt zunächst größer als ein schlecht lesbares PDF. Im Alltag wird der Satz sehr konkret.
Wer einen Brief als PDF verschickt, übermittelt nicht nur einen Inhalt. Er zeigt auch, dass die Organisation weiterhin in Briefen denkt. Wer auf einer Website nur ein Veranstaltungsplakat veröffentlicht, sagt damit: Diese Information wurde für eine Wand gestaltet, nicht für diesen Bildschirm. Wer eine Zeitungsanzeige hochlädt, behandelt die Website wie einen digitalen Zeitungskiosk.
Und wer ein PDF mit einer Umblätteranimation versieht, hat kein digitales Magazin geschaffen. Er hat Papier nachgespielt. Der Inhalt bleibt in der Logik des alten Mediums gefangen.
Die Arbeit wird weitergereicht
Natürlich ist es einfacher, eine fertige Datei hochzuladen. Der Flyer existiert bereits. Das Plakat ist freigegeben. Die Satzung wurde gesetzt. Die Stellenanzeige liegt aus der Zeitung vor. Das Heft wurde für den Druck gestaltet. Eine Datei hochzuladen dauert wenige Minuten. Den Inhalt für eine Website aufzubereiten, braucht länger.
Überschriften müssen gesetzt werden. Informationen müssen geordnet sein. Termine, Orte und Ansprechpartner gehören an die richtige Stelle. Der Inhalt muss lesbar, auffindbar und aktuell gehalten werden. Diese Arbeit verschwindet nicht, wenn die Organisation sie nicht erledigt. Sie wird weitergereicht.
An den Menschen, der das PDF vergrößern muss. An die Bewerberin, die eine Stellenanzeige auf dem Telefon entziffern soll. An den Mitarbeiter, der Anmeldungen aus freien E-Mails zusammensucht. An die Person, die nicht weiß, welche Satzung gilt. Es ist die Bequemlichkeit des Absenders, die zur Barriere für den Empfänger wird.
Digital veröffentlicht
Viele Organisationen fordern Digitalisierung von anderen. Sie beklagen langsame Behörden, fehlende Portale, umständliche Verfahren und veraltete Technik. Auf der eigenen Website verteidigen sie gleichzeitig den Brief, das Formular und den Aktenordner – nur eben als PDF.
Das geschieht selten aus böser Absicht. Oft fehlt Zeit. Manchmal Wissen. Häufig fühlt sich ein fertiges Dokument sicherer an als ein Inhalt, der für ein neues Medium neu gedacht werden muss. Und manchmal ist es schlicht die Hoffnung, dass mit dem Hochladen auch die Verantwortung endet.
Doch „digital veröffentlicht“ und „digital gedacht“ sind zwei verschiedene Dinge. Ein PDF kann sinnvoll sein. Als Druckfassung. Als Archivdokument. Als ergänzender Download. Es sollte nur nicht mit dem digitalen Inhalt selbst verwechselt werden.
Digitalisierung beginnt nicht mit dem Dateiformat. Auch nicht mit einem QR-Code. Und ganz sicher nicht mit einer Animation, die auf einem Bildschirm Papier umblättert.
Sie beginnt mit dem Menschen, der eine Information braucht. Mit der Frage, wo er sie sucht. Was er dort verstehen muss. Und wie wenig Arbeit man ihm dabei überlassen möchte.
